Politique de la protection des renseignements personnels
(interne)
La présente politique vise à encadrer la protection des renseignements personnels en ce qui concerne tous les employés et stagiaires à l’exercice de Beaudoin Canada, les partenaires d’affaires et les clients actuels et passés. Un renseignement personnel est toute information qui concerne une personne physique directement ou indirectement et qui permet de l’identifier.
1. Responsabilité
Beaudoin Canada
Beaudoin Canada endosse l’entière responsabilité de la protection des renseignements personnels sur lesquels il a le contrôle. Les informations recueillies, utilisées, communiquées, conservées ou détruites sont régies par la présente politique dans l’objectif de protéger la vie privée de toute personne.
Afin de veiller à la protection optimale des renseignements personnels, Beaudoin Canada a désigné un comité de gestion de la protection des renseignements personnels. La personne responsable doit :
- Superviser et examiner les pratiques et les procédures internes de traitement des renseignements personnels ainsi que le respect des lois en cours;
- Suggérer des mesures afin d’assurer la protection continue des renseignements personnels qui concordent avec les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée;
- Mettre en oeuvre les mesures nécessaires au sein de l’entreprise pour assurer la protection des renseignements;
- Assurer la conformité et la formation du personnel en matière de bonnes pratiques pour protéger les renseignements personnels.
- Coordonner, enquêter et répondre aux demandes et aux plaintes relatives à la protection des renseignements personnels;
- Communiquer avec la ou les personnes concernées et la Commission d’accès à l’information (CAI) en présence d’une fuite de données ou tout incident;
- Tenir un registre des incidents relatifs aux données personnelles.
Employé(e)
À titre d’employé(e), vous avez également certaines responsabilités concernant les renseignements personnels qui vous concernent, qui concernent d’autres collègues ainsi que celles qui concernent l’entreprise:
- Respecter les règles d’accès qui vous sont transmises.
- Respecter les règles de protection des renseignements personnels et les procédures qui vous sont transmises.
- Respecter les directives qui vous sont données concernant la protection des renseignements.
- Agir avec vigilance et signaler à la personne responsable si vous êtes témoins ou si vous détecter une violation de la confidentialité selon les procédures établies.
- Éviter de faire des recherches et de tenter d’accéder à des renseignements personnels qui ne vous concernent pas.
La protection des renseignements personnels est l’affaire de tous. Aucunes représailles ne peuvent être faites envers un individu qui dépose une plainte relative à la protection des renseignements personnels ou participe à une procédure d’enquête de la CAI.
2. Collecte des renseignements personnels
Les renseignements personnels recueillis permettent l’exercice des fonctions de Beaudoin Canada et la conduite de ses activités conformément aux lois et normes applicables. Beaudoin Canada procède à la collecte des renseignements personnels seulement si elle est nécessaire et pour répondre à des fins spécifiques et définies préalablement.
Les renseignements personnels recueillis peuvent inclure, sans s’y limiter :
- Nom et prénom
- Adresse électronique
- Comportements de navigation
- Numéro de téléphone
- Adresse résidentiell
- Numéro d’assurance sociale
- Informations bancaires
La communication de renseignements personnels d’autres individus peut vous être demandée afin de vous assister dans des cas d’urgence. Il vous appartient d’obtenir leur consentement avant de nous transmettre leurs coordonnées.
3. Consentement et exactitude des renseignements personnels
Beaudoin Canada s’assure que le recueil des renseignements personnels est fait pour des raisons justifiées, claires et spécifiques et avec l’obtention du consentement libre et éclairé de la personne. À l’embauche d’un nouvel employé, certaines informations sont demandées par le biais d’un formulaire qu’il doit remplir. Le consentement manifeste est réitéré à la fin de ce formulaire. D’ailleurs, l’individu est responsable de veiller à ce que les informations contenues dans son dossier soient exactes et à jour.
4. Limite de l’utilisation des renseignements personnels
Nous recueillons et utilisons vos renseignements personnels que lorsqu’il est nécessaire et aux fins pour lesquelles le consentement a été obtenu. Beaudoin Canada doit fournir certains renseignements afin de satisfaire aux processus et exigences légales et réglementaires en matière de vérification. L’utilisation peut varier, mais pourrait notamment servir pour:
- Le processus de recrutement
- Les dossiers d’emploi et l’administration de la paie
- La gestion de la performance
- L’observation des lois applicables sur l’emploi
- Les enquêtes et les réclamations de santé et sécurité au travail
- Le dossier de conduite
Les informations peuvent être transmises à des tiers dans la mesure nécessaire aux fins des activités mentionnées. Beaudoin Canada ne peut être tenu responsable du comportement et de l’usage entrepris par les tiers.
Les renseignements personnels ne seront pas utilisés ou communiqués à d’autres fins que pour des objectifs précis à moins que la loi ne l’exige.
5. Protection des vos renseignements personnels
Beaudoin Canada prend toutes les précautions raisonnables et a mis en place des mesures physiques et techniques importantes de façon à prévenir l’utilisation et l’accès non autorisé ou illégal aux renseignements personnels. Ainsi, les mesures en place sont, entre autres:
- Utilisation des renseignements que lorsque nécessaire.
- Assurer la confidentialité et la protection d’un renseignement personnel dont une personne aurait pris connaissance dans le cadre de ses fonctions, à moins d’être autorisée à en faire la divulgation par la personne concernée.
- Protection des dossiers avec un accès sélectif et limité aux personnes autorisées.
- Sécurisation des accès aux bureaux avec le verrouillage des portes et codes d’accès.
- Déchiquetage sécuritaire des dossiers papier.
- Double authentification dans toutes les connexions sur les plateformes (dans le cas où celle-ci est disponible et accessible).
- Retrait immédiat des accès pour faire suite au congédiement.
Tous les individus sont tenus de contribuer à la protection des renseignements personnels. Vous devez vous assurer de l’emplacement sécuritaire des équipements informatiques et de ne pas communiquer vos identifiants d’accès avec quiconque. Il est de votre responsabilité de ne jamais divulguer vos codes d’identification et vos mots de passe. Lorsque vous soupçonnez que des informations sensibles ont été compromises, vous devez immédiatement aviser le responsable de la protection des renseignements personnels.
6. Durée de conservation de vos renseignements personnels
Des délais minimaux de conservation sont prévus selon la catégorie de renseignements personnels. Cependant, si les informations recueillies ne sont plus utiles pour Beaudoin Canada et que leur conservation n’est pas nécessaire ni obligatoire selon les différents cadres législatifs, elles seront détruites, effacées ou converties de façon à conserver un caractère anonyme.
| Type de document | Loi applicable | Délai minimal |
|---|---|---|
| Dossier de recrutement | 3 ans Sauf si le candidat en demande sa destruction. |
|
| Dossier des employés congédiés | Code civil du Québec, LQ 1991, c64, art 2925 | 3 ans Période de prescription en matière d’action civile |
| Dossier médical | Loi sur la santé et sécurité du travail, LRQ c S-2.1, art 127 (5) | Aucun Recommandation : 20 ans après la fin d’emploi ou 40 ans après le début de l’emploi selon la plus longue durée. |
| Dossiers de réclamations en vertu de la Loi sur les accidents du travail et les maladies professionnelles | Loi sur les accidents de travail et les maladies professionnelles, LRQ c A-3.001. |
Aucun Recommandation : conserver ces documents de façon permanente en raison des réclamations pouvant survenir longtemps après la fin de l’emploi. |
| Renseignements utilisés pour compléter un programme d’équité salariale ou pour évaluer le maintien de l’équité salariale dans l’entreprise | Loi sur l’équité salariale, L.R.Q., c. E-12.001 (Articles 14.1 et 76.8) |
5 ans à compter de l’affichage des résultats |
| Formation (programme et ententes de formation, factures et contrats relatifs à la formation) |
Règlement sur les dépenses de formation admissibles, RRQ 1981, c D-8.3, r 3, art 4. | 6 ans Après la dernière année à laquelle des renseignements se rapportent |
| Régime de retraite de l’entreprise | Loi sur les régimes complémentaires de retraite, LRQ c R-15.1. | Permanent Si l’employé est admissible à une rente de retraite |
| Comité de santé et sécurité au travail (procès-verbaux) | Règlement sur les comités de santé et sécurité du travail, D. 2025-1983, (1983) GOQ II, 4209, art 31. | 5 ans minimum |
| Registre de paie et documents y afférents | Règlement sur la tenue d’un système d’enregistrement ou d’un registre, RRQ 1981, c N-1.1, r 6, art 2. | 3 ans |
| Registre aux fins fiscales et pièces à l’appui (livres de comptes, etc.) | Loi sur le ministère du revenu, LRQ c M-31, art 35.1; Loi de l’impôt sur le revenu, LRC 1985, c 1 (5e suppl.), art 230(4). | 6 ans Après la dernière année à laquelle ils se rapportent ou après la production du rapport d’impôt (donc 7 ans) |
| Relevés d’emploi et autres documents relatifs aux contributions/déductions et réclamations | Loi sur l’assurance-emploi, LC 1996, c 23, art 87(3) et art 87(4). | 6 ans Après la fin de l’année à l’égard de laquelle les documents ont été tenus ou jusqu’à ce qu’une décision soit rendue (y compris l’expiration de l’appel) lors d’un litige en vertu des articles 90 ou 91 de la Loi |
| Rentes du Québec (registres des informations relatives aux cotisants) | Loi sur le régime des rentes du Québec, LRQ c R-9, art 66. | Aucun Recommandation : 4 ans minimum après la fin de l’exercice de l’année de terminaison d’emploi. Cela correspond à la prescription de 4 ans pour toute imposition par le ministre (prévue à l’article 66 de la Loi) |
| Documents qui font l’objet d’une demande d’accès ou de rectification | Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, LRQ c P-39, art 36. | Aucun Cependant, lorsqu’un renseignement personnel fait l’objet d’une demande d’accès qui est refusée par l’entreprise, il faut le conserver le temps requis pour permettre à la personne concernée d’épuiser les recours prévus à la Loi |
7. Engagement à la transparence
Beaudoin Canada s’engage à être transparent face au traitement, aux procédures et aux fins d’utilisation qui encadrent les renseignements personnels auprès des clients, des employés, des stagiaires et des partenaires d’affaires.
8. Accès à vos renseignements personnels
Une personne peut demander un accès aux renseignements personnels qui la concernent et les moyens qui ont été utilisés pour en faire la collecte. Selon le contenu du dossier de la personne, des exceptions pourraient être applicables, telles que des informations personnelles portant sur autrui, cependant la personne en sera informée. En cas d’information(s) inexacte(s) au dossier, la personne concernée peut en demander la correction.
9. Porter plainte
L’utilisation frauduleuse des données personnelles est une infraction grave qui peut être sujette à des mesures disciplinaires, y compris le congédiement, et/ou des poursuites judiciaires.
Une personne qui croit que leurs renseignements personnels ont été recueillis, retenus, utilisés, divulgués ou détruits de façon non conforme aux dispositions de la présente politique, peut formuler une plainte confidentielle auprès du responsable de la protection des renseignements personnels. Le responsable va conduire une enquête sur les plaintes reçues, minimiser les dommages et apporter les correctifs nécessaires.
